Họp online và những yếu tố tạo nên sự thành công


họp-online

Họp online là giải pháp được nhiều doanh nghiệp, tổ chức áp dụng. Nhằm nâng cao hiệu quả hội họp và hiệu suất công việc. Ngày nay, giải pháp này đã phổ biến ở nhiều nơi, nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên kiến thức về các thiết bị hội nghị truyền hình và cách setup hệ thống còn hạn hẹp. Đôi khi điều đó làm cho cuộc họp của bạn không đạt hiệu quả.

Những yếu tố cần cho họp online

Để có một cuộc họp thành công thì cần có các thiết bị hội nghị truyền hình chất lượng. Hệ thống âm thanh, camera, ánh sáng phải thật chất lượng. Vậy làm sao để cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao?

Chuẩn bị tài liệu họp

Lên kế hoạch cụ thể về phương thức trình chiếu, cũng như tải lên đầy đủ các dữ liệu cần thiết trong cuộc họp để có thể chắc rằng đó là nội dung mà bạn cần trình bày. Bạn cũng nên mở sẵn những tài liệu cần trình bày để có thể truy cập một cách dễ dàng.

Chú ý đến bối cảnh phòng họp

họp-online

Một phòng họp có phong nền lòe loẹt, đồ đạc đặt lộn xộn thì sẽ gây mất thiện cảm cho đồng nghiệp hay đối tác, khách hàng… đôi lúc còn gây ra những phiền toái cho chính bạn. Vì thế để trì sự tập trung của mọi người, bạn nên bố trí phong nền càng đơn giản càng tốt.

Đặt camera ở khoảng cách phù hợp

Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến chất lượng của một cuộc họp online. Vị trí đặt camera ở đâu cho hợp lý để người họp 2 bên đều nhìn thấy rõ. Do đó tùy vào số lượng người tham gia mà ta cần bố trí camera ở khoảng cách phù hợp. Để đảm bảo mọi người đều thấy nhau. Bình thường thì khoảng cách từ 2-3 feet (0,6 – 0,9m) là khoảng cách lý tưởng để camera thu hình được tất cả mọi người. Hoặc nếu bạn muốn có góc nhìn rộng lớn hơn thì điều chỉnh khoảng cách giữa camera và người tham gia là từ 4 – 6 feet (1,2- 1,8m)

Test hình ảnh của bạn trước khi họp

Có thể bạn đang lo lắng không biết lát nữa họp, hình ảnh của mình hiển thị có ok không?

Đừng sợ bạn có thể xem trước hình ảnh của mình trước khi được camera thu lại khi họp

Bằng cách bật chức năng kiểm tra hệ thống:

Setting > Test > Video/Audio.

Chức năng này sẽ giúp bạn xem lại hình ảnh của mình. Và điều chỉnh cho hợp lý nếu hiển thị không đẹp.

Để chắc chắn cuộc họp diễn ra suôn sẻ thì trước khi họp bạn nên test xem hình ảnh của bạn hiển thị tốt chưa nhé!

Kiểm tra âm thanh

Bên cạnh hình ảnh thì âm thanh là một yếu tố quan trọng bậc nhất trong mọi cuộc họp online. Nhiều trường hợp xuất hiện tạp âm, tiếng vọng lại gây khó chịu cho người họp. Do đó để đảm bảo âm thanh rõ ràng trung thực thì trước khi họp ta cũng phải kiểm tra lại hệ thống âm thanh và thiết lập thông số cho hợp lý sao cho nói chuyện bình thường mà đối tác vẫn nghe được. Ngoài ra nên tránh việc đặt micro gần thiết bị âm. Điều này có thể gây ra tiếng ồn hoặc những âm thanh không mong muốn trong cuộc họp.

Kiểm tra ánh sáng phòng họp

họp-online

Đi kèm với hình ảnh, âm thanh là ánh sáng. Ánh sáng trong phòng phù hợp thì camera sẽ thu và truyền tải hình ảnh rõ đẹp hơn. Vì thế bạn nên thiết kế phòng họp làm sao cho ánh sáng chiếu đúng hướng và đầy đủ. Để đạt được điều này thì ta cần chiếu ánh sáng từ trên cao xuống và hướng vào người tham gia.

Bên cạnh đó bạn cũng nên quan tâm đến cách bố trí các thiết bị ánh sáng, tường, rèm cửa… Chẳng hạn nguồn ánh sáng phản chiếu từ các đồ vật có bề mặt bóng nhoáng hay mặt gương đều tác động đến khả năng hiển thị hình ảnh camera

Kiểm tra kết nối

Điều cuối cùng bạn cần lưu ý là nên kết nối thử nghiệm trước khi cuộc họp bắt đầu để đảm bảo các gói tin vẫn còn đầy đủ. Cũng như khắc phục kịp thời những lỗi khác không mong muốn.

Xem thêm: 5 lợi ích của họp trực tuyến mà doanh nghiệp phải biết

Leave a Reply